Πως μπορεί το Cloud να κάνει απλούστερη μια ημέρα στην επιχείρησή σας

Πριν ακόμα το Cloud να γίνει mainstream, η τήρηση των λογιστικών σε μια επιχείρηση περιοριζόταν κυρίως στην φύλαξη εκατοντάδων φακέλων και φύλλων Α4. Διαδικασίες όπως η διατήρηση των βιβλίων, η πληρωμή των λογαριασμών και η αποστολή τιμολογίων, αποτελούσαν μια καθημερινότητα που απαιτούσε την ύπαρξη ενός dedicated υπαλλήλου (ή και παραπάνω πολλές φορές) για να τις φέρει εις πέρας. Μετά από λίγο καιρό, έφτασε η ψηφιακή λογιστική στο cloud (cloud accounting). Οι περισσότερες από τις πιο δημοφιλείς λύσεις που σχετίζονται με τις πληρωμές, προσφέρουν εργαλεία όπως είναι η online τιμολόγηση (online invoicing) και η διαχείριση των εξόδων (expense management). Χάρη σε αυτές τις ψηφιακές λύσεις, η λογιστική σήμερα, δεν θα μπορούσε ποτέ να είναι περισσότερο εύκολη.

Ένα από τα σπουδαιότερα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει το Cloud accounting είναι η δυνατότητα που χαρίζει στους επιχειρηματίες να το διαχειρίζονται σε πραγματικό χρόνο. Αυτό πρακτικά σημαίνει πως δεν χρειάζεται πλέον να περιμένουν μέχρι το τέλος της εβδομάδας για να αντιμετωπίσουν και τα οικονομικά τους ζητήματα. Ωστόσο, τα πλεονεκτήματα του Cloud δεν σταματούν εδώ. Διαβάστε λίγο παρακάτω για να ανακαλύψετε μερικούς επιπλέον τρόπους, μέσα από τους οποίους το cloud accounting μπορεί να κάνει απλούστερη την κάθε ημέρα σας μέσα στην επιχείρησή.

Εύκολη καταγραφή και ανάλυση των εξόδων

Πρώτον και κυριότερων, οι πλατφόρμες αυτές σας επιτρέπουν να καταγράφετε με ευκολία όλα τα έξοδά σας. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για κάθε ιδιοκτήτη μιας επιχείρησης να διατηρεί και ένα οργανωμένο αρχείο με όλα τα έξοδα της επιχείρησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εφορία. Σε αντίθεση με την κλασική αποθήκευση των αποδείξεων σε φακέλους, η διατήρηση των ίδιων σε ηλεκτρονική μορφή μέσα σε μια λογιστική πλατφόρμα στο Cloud, μπορεί να σας επιτρέψει να παρακολουθήσετε τα έξοδά σας σε πραγματικό χρόνο.

Υπάρχουν πλατφόρμες που μπορούν να σας δώσουν τη δυνατότητα είτε να συνδέσετε κατευθείαν την επιχειρησιακή σας κάρτα με αυτές, είτε να σκανάρετε ένα τιμολόγιο και να το αποθηκεύσετε ως PDF για μελλοντική χρήση. Ωστόσο, αυτό που έχει περισσότερη σημασία είναι πως όλες σας οι κινήσεις, πλέον θα μπορούν να καταγράφονται και να αποθηκεύονται μέσα στο cloud. Αυτό πρακτικά σημαίνει πως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για ένα χαμένο τιμολόγιο ή για τα ντουλάπια στο λογιστήριο που ξεχειλίζουν από χαρτιά και φακέλους.

Αυτόματες ενημερώσεις με νέες λειτουργίες και διορθώσεις

Η συνεχής τεχνολογική εξέλιξη που παρατηρείται σήμερα στον τομέα της cloud τεχνολογίας, δεν σταματά να μας εκπλήσσει κάθε φορά και περισσότερο. Γνωρίζατε ότι να τα νέα οχήματα της Tesla έχουν τη δυνατότητα να αναβαθμίζουν το λογισμικό τους μέσα από το Cloud; Η πλειοψηφία των μηχανικής φύσεως επιδιορθώσεων μπορούν πλέον να πραγματοποιούνται μέσα από το ίδιο το Wi-Fi του σπιτιού σας. Αυτό σημαίνει και λιγότερη προσπάθεια από μέρους σας, και είναι κάτι που όλοι αγαπάμε.

Ακριβώς το ίδιο concept ισχύει και για τις λογιστικές πλατφόρμες που βρίσκονται στο cloud. Εάν έχετε μια μη ψηφιακή λύση για την τήρηση των λογιστικών της επιχείρησής σας, τότε θα χρειαστεί και να αγοράσετε μια καινούρια όταν θελήσετε να αναβαθμίσετε μερικά χρόνια αργότερα. Αντιθέτως, χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή λύση, μπορείτε να αναβαθμίσετε το σύστημά σας κατευθείαν από το cloud, απολαμβάνοντας έτσι μια πληθώρα από νέες λειτουργίες και πλεονεκτήματα.

Πρόσβαση από κινητές συσκευές

Ο μοντέρνος ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης, διατηρεί συνήθως ένα αρκετά πολυάσχολο μοντέλο ζωής. Βρίσκεται διαρκώς εν κινήσει, και από το γεγονός αυτό αναδύεται η ανάγκη του να έχει πάντα πρόσβαση στα αρχεία του, ακόμα και όταν δεν βρίσκεται στο γραφείο ή τον υπολογιστή του. Η συντριπτική πλειοψηφία των ψηφιακών λύσεων στο cloud, μπορούν να προσφέρουν και δυνατότητα για διαχείριση του λογαριασμού σας μέσα από εφαρμογές που είναι ειδικά σχεδιασμένες για χρήση σε κινητές συσκευές όπως είναι τα smartphones και τα tablets. Είτε πρόκειται για την πληρωμή ενός λογαριασμού αλλά είτε για την αποστολή ενός τιμολογίου, μπορείτε πλέον να το κάνετε από οπουδήποτε και αν βρίσκεστε.

Αδιάλειπτη παροχή δυνατοτήτων που προωθούν την ομαδική συνεργασία

Μια από τις αγαπημένες μας λειτουργίες μεταξύ εκείνων που μπορεί να προσφέρει μια ψηφιακή λύση λογιστικής, είναι η αδιάλειπτη παροχή δυνατοτήτων που προωθούν την ομαδική συνεργασία μέσα στην επιχείρησή σας. Μέσω αυτών, μπορείτε εύκολα να περιλάβετε σε κάθε κρίσιμη απόφαση της επιχείρησή σας, διαφορετικά στελέχη από πολλαπλά τμήματα της ίδιας της επιχείρησης.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε και διαφορετικά στοιχεία εισόδου αλλά και δικαιώματα πρόσβασης για κάθε διαφορετικό μέλος της ομάδας σας. Με αυτό τον τρόπο θα είσαστε σίγουροι πως οι πληροφορίες σας είναι πάντα ασφαλής.

Δυνατότητα για ενσωμάτωση με προγράμματα τρίτων

Μια ακόμη πτυχή της λογιστικής τεχνολογίας που σχετίζεται με το cloud και εμφανίζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον, είναι η δυνατότητά της να ενσωματώνεται εύκολα με λογισμικό τρίτων. Ας πούμε για παράδειγμα πως δεν επιθυμείτε να διατηρείτε στην ίδια πλατφόρμα τους πληρωτέους και τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας. Εάν επιλέξετε από μια ψηφιακή λύση και για τους δύο, είναι και πολύ πιθανό να μπορέσετε να ενσωματώσετε τις δύο αυτές ψηφιακές λύσεις μεταξύ τους.

Με αυτό τον τρόπο,  θα έχετε κατορθώσει να διατηρήσετε το διαχωρισμό των δύο αυτών πλατφορμών, και παράλληλα θα έχετε κατορθώσει να έχετε και ένα κοινό reporting και για τις ίδιες πλατφόρμες.

Τελευταίες σκέψεις

Είτε διατηρείτε τα οικονομικά σας αρχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο αλλά είτε σε ένα απλό κομμάτι χαρτί, πιθανόν κάνετε λάθος και στις δύο περιπτώσεις. Ακόμα και αν υπερβάλλουμε λίγο με τον όρο «λάθος», μπορούμε να σας πούμε με σιγουριά πως υπάρχει σίγουρα καλύτερος τρόπος για κάνετε ακριβώς το ίδιο πράγμα.

Οι ψηφιακές λύσεις λογιστικής στο cloud μπορούν πραγματικά να απλοποιήσουν την κάθε ημέρα σας στην επιχείρηση, και να σας χαρίσουν επιπλέον χρόνο τον οποίο θα μπορέσετε να αφιερώσετε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Έχοντας αναφέρει όλα τα παραπάνω, σας προτείνουμε να εξετάσετε σοβαρά το ενδεχόμενο της υιοθέτησης μιας ψηφιακής λύσης στο cloud για την επιχείρησή σας εάν φυσικά δεν το έχετε κάνει ήδη.