Κάθε επιχείρηση έχει τους δικούς της στόχους, διαδικασίες και απαιτήσεις

Κάθε επιχείρηση έχει τους δικούς της στόχους, διαδικασίες και απαιτήσεις. Πάνω από όλα όμως, οι σύγχρονες επιχειρήσεις χρειάζονται την τεχνολογία η οποία θα μπορέσει να τους προσφέρει ολοκληρωμένες λειτουργίες οι οποίες θα γεφυρώσουν το κενό μεταξύ των επιχειρησιακών διαδικασιών και των ανθρώπων που εργάζονται εκεί. Προκειμένου να λειτουργήσει επιτυχώς ένας μεγάλος οργανισμός με πολλά τμήματα και ομάδες, είναι απαραίτητη η ενσωμάτωση ενός ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματος το οποίο θα βοηθήσει συγχρονίζοντας όλες τις πληροφορίες και την επικοινωνία κατά μήκος του οργανισμού. Το ERP ( Enterprise resource planning ) περιλαμβάνει ένα συνδυασμό λογισμικού και επιχειρησιακών δραστηριοτήτων που πραγματοποιούνται προκειμένου να διαχειριστούν οι επιχειρησιακές διαδικασίες. Ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) είναι ικανό να συντονίσει τη ροή κάθε project που λαμβάνει μέρος στην επιχείρησή σας, όπως και να βοηθήσει στην αποδοτική διεκπεραίωση κάθε κρίσιμης επιχειρησιακής διαδικασίας.

Πότε χρειάζεστε πραγματικά ένα σύστημα ERP;

Όταν βλέπετε πως η επιχείρησή σας αρχίζει να «χάνει την μπάλα», παρουσιάζοντας χαμηλού επιπέδου ποιότητα επικοινωνίας, ή όταν παρατηρείτε πως αφιερώνεται περισσότερο χρόνο στην γραφειοκρατία παρά στην πραγματική λειτουργία της επιχείρησης. Σε τέτοιες περιπτώσεις, χρειάζεται να σετάρετε πολλαπλά workflows και μεθόδους (τόσο αυτόματα όσο και μη-αυτόματα). Η ενσωμάτωση ενός ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματος προϋποθέτει την επένδυση ενός σημαντικού μέρους τόσο χρόνου όσο και χρημάτων.

Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα ERP;

Η ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP ( Enterprise resource planning ) μέσα σε μια εταιρία είναι ικανή να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο δουλεύει το προσωπικό. Το ανώτερο διαχειριστικό τμήμα θα πρέπει να εξηγήσει με πρακτικό τρόπο όλους τους λόγους για τους οποίους γίνεται αυτή η ενσωμάτωση, και το πως ακριβώς θα μπορούσε να επωφεληθεί σαν σύνολο ο οργανισμός από αυτή την αλλαγή. Τα επιχειρήματα που ακολουθούν μπορούν να αποτελέσουν καλούς λόγους για τους οποίους θα έπρεπε να ενσωματώσετε ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) στην επιχείρησή σας.

Το ERP βοηθά τον αυτοματισμό των διαδικασιών

Κάθε σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) έχει την ικανότητα να προσφέρει πραγματικό αυτοματισμό στις επιχειρησιακές διαδικασίες. Αναλαμβάνοντας τη διαχείριση σημαντικών tasks σε καθημερινή βάση, είναι ικανά να ελευθερώσουν πολύτιμο χρόνο από το προσωπικό σας, τον οποίο πλέον θα αφιερώνει σε μεγαλύτερης σπουδαιότητας επιχειρησιακά θέματα. Κάτι τέτοιο δεν βελτιώνει μόνο την παραγωγικότητα, αλλά επίσης μειώνει δραματικά  τα λειτουργικά και γενικά έξοδα μιας επιχείρησης. Τόσο η συνεργασία μεταξύ των τμημάτων, όσο και η αδιάλειπτη ροή των εργασιών, θα ήταν σχεδόν αδύνατα χωρίς την παρουσία ενός συστήματος ERP ( Enterprise resource planning ).

Λιγότερα σφάλματα και μεγαλύτερη αποδοτικότητα

Ένας ακόμη λόγος για να ενσωματώσετε ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ), είναι η επίτευξη της μέγιστης λειρουργικής απόδοσης. Τόσο τα λάθη από τον ανθρώπινο παράγοντα όσο και οι χειροκίνητες επιχειρησιακές διαδικασίες, μπορούν να εξαντλήσουν τους πόρους ή τον χρόνο που διαθέτει μια επιχείρηση. Συνεπώς, κάθε επιχείρηση θα έπρεπε να τείνει προς τον αυτοματισμό κρίσιμο διαδικασιών και να δομεί τις επιχειρησιακές διαδικασίες με γνώμονα την αποδοτικότητα. Ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το είδος της επιχείρησής σας, το να κάνετε τα διαφορετικά τμήματα εντός αυτής να δουλέψουν σαν ένα είναι κάτι που αποτελεί πραγματική πρόκληση.

Καλύτερη επικοινωνία, Μεγαλύτερη αποδοτικότητα

Οι λύσεις που προσφέρουν τα ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματα, μπορούν να βελτιώσουν τόσο την εσωτερική επικοινωνία μέσα σε μια επιχείρηση, όσο και την επικοινωνία της τελευταίας με τους πελάτες και τους προμηθευτές. Εάν οι προμηθευτές σας μπορούν εύκολα να συντονιστούν με τμήματα της επιχείρησής σας όπως είναι το οικονομικό, μάρκετινγκ και πωλήσεων, τότε είναι ακόμη πιο σίγουρη η αύξηση στην αποδοτικότητα. Η δυνατότητα που προσφέρει το ERP ( Enterprise resource planning ) για ζωντανή επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ των τμημάτων, επιτρέπει την άμεση επίλυση ζητημάτων και τον μέγιστο συντονισμό.

Καλύτερη διαχείριση πληροφοριών

Υπάρχουν αρκετές επιχειρήσεις και οργανισμοί που έχουν ακόμη και σήμερα προβλήματα στη διαχείριση και κατανομή πληροφοριών στο εσωτερικό τους. Εάν για παράδειγμα, το λογιστικό τμήμα και το τηλεφωνικό κέντρο χρησιμοποιούν βάσεις δεδομένων που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους, τότε είναι πολύ πιθανόν πως ένας πελάτης που έχει μια ερώτηση σχετικά με το λογαριασμό του, δεν θα μπορέσει να εξυπηρετηθεί κατευθείαν από το τηλεφωνικό κέντρο. Προβλήματα σαν και αυτά μπορεί να μοιάζουν επιφανειακώς μικρά, ωστόσο μπορούν να καταλήξουν σε πολύ μεγαλύτερα που είναι πιθανό να οδηγήσουν σε προβλήματα μεταξύ άλλων τμημάτων όπως εκείνα του customer satisfaction και του retention.

Ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) έχει τη δυνατότητα να επεξεργάζεται συναλλαγές με αυτοματοποιημένο τρόπο, δημιουργώντας λογιστικά και οικονομικά reports. Με την ενσωμάτωση ενός ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματος, μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε τις λογιστικές εργασίες της επιχείρησής σας με περισσότερη ακρίβεια, ταχύτητα και ευκολία από ποτέ.

 Ακρίβεια στην μέτρηση της απόδοσης

Πάνω από όλα, ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) μπορεί να κάνει πιο εύκολη τη μέτρηση της απόδοσης του προσωπικού που εργάζεται σε μια επιχείρηση, σε οποιαδήποτε βαθμίδα και αν αυτό ανήκει, από τους υπάλληλους της γραμματείας έως και τους team supervisors και senior executives. Ένα σύστημα διαχείρισης ενδοεπιχειρησιακών πόρων, προτρέπει κάθε επιχείρηση να είναι περισσότερο δεκτική σε αλλαγές. Αλλαγές που θα μπορούσε να κριθεί αναγκαίο να γίνουν σε πραγματικό χρόνο, καθώς αλλάζουν και οι ανάγκες των πελατών.

Σύνοψη

Συνοψίζοντας, ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ) θα έπρεπε να υιοθετηθεί από κάθε εταιρεία που επιδιώκει να βελτιώσει τις εσωτερικές επιχειρησιακές τις διαδικασίες αλλά και τη συνολική της απόδοση ως επιχείρηση. Ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ), μπορεί επίσης να μειώσει τα λειτουργικά έξοδα, τα έξοδα του IT και να βελτιώσει την αλληλεπίδραση μεταξύ του προσωπικού εντός της επιχείρησης, αλλά και της ίδιας της επιχείρησης με άλλες εταιρίες.